11 características que debe tener un PMS

 

11 características que debe tener un PMS

11 características que debe tener un PMS. Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS para abreviar, es una herramienta cada vez más útil dentro de los hoteles modernos, ayudando a los propietarios y al resto del personal con diversas tareas. Sin embargo, con más software PMS en el mercado que nunca antes, también es esencial saber qué características son más importantes, para que pueda tomar la decisión correcta.

Qué es un hotel PMS

Un sistema de administración de propiedades es una solución de software de hotel, que ayuda a hoteles, complejos turísticos y propiedades similares con las tareas y operaciones cotidianas. Por lo general, incluirán tareas administrativas y de gestión, con ejemplos que incluyen reservas, procesamiento de pagos, análisis de rendimiento y gestión de inventario.

PMS definición y utilidades

Una solución de hotel PMS es cada vez más importante, porque la industria hotelera moderna está impulsada por la tecnología. Con las reservas procedentes de múltiples canales, los precios deben ajustarse de manera inteligente para fines de gestión de ingresos, y el servicio al cliente es un esfuerzo 24/7, tener un software PMS puede ayudar a enfrentar estos desafíos.

Un buen sistema de gestión de la propiedad permitirá al personal del hotel eliminar el papeleo y realizar tareas importantes de manera más eficiente. Además, un sistema PMS puede ayudar a reducir las vacantes de habitación y las reservas dobles.

Las características sistema PMS

Si bien hay una serie de sistemas de administración de propiedades en el mercado, es importante identificar uno con las características adecuadas para su hotel. Con esto en mente, a continuación, encontrará once de las características más importantes que debe buscar en un adecuado sistema PMS para su hotel.

11 características que debe tener un PMS. 1) Reservas

La primera y quizás la característica más obvia que debe tener su sistema de administración de propiedades es la capacidad de manejar las reservas de hotel. Este sistema de reservas debería poder integrarse con todos los canales donde los clientes pueden hacer reservas. Así como proporcionar a su propio personal acceso a información actualizada de inventario.

Esto significa que los empleados deberían poder utilizar el sistema PMS para averiguar qué habitaciones están reservadas y cuándo. Algunos sistemas PMS también proporcionan una funcionalidad similar para otros servicios de hotel. Mientras que los hoteles que forman parte de una cadena pueden necesitar acceso a información de reservas de toda la cartera de propiedades.

11 características que debe tener un PMS. 2) Operaciones de recepción

Su software PMS también debe permitir que el personal de recepción realice una serie de funciones importantes. En particular, el personal debería poder utilizar el software del hotel para acceder a información actualizada sobre reservas y el estado de habitaciones específicas dentro de la propiedad. Y este tipo de información debería poder actualizarse manualmente.

Entonces, por ejemplo, los trabajadores de recepción deberían poder ayudar a los huéspedes a cambiar de habitación y actualizar la información de la habitación. También debería ser posible que el personal registre manualmente a los invitados para entrar y salir, y emitir tarjetas de acceso.

3) Administrador de canales

Para que los hoteles sigan siendo competitivos, generalmente necesitarán distribuir hoteles en una variedad de canales diferentes. De hecho, las habitaciones de hotel se pueden vender a través del sitio web del hotel, Por un lado, a través de reservas telefónicas. Y por otro lado, a través de agencias de viajes en línea y más. Esto hace que sea absolutamente esencial que los diversos canales se puedan administrar de manera efectiva.

El mejor software de administración de hoteles incluirá funciones de administración de canales, asegurando que las habitaciones estén disponibles en múltiples canales y que la información del inventario esté siempre actualizada. Algunos sistemas PMS ofrecen funcionalidad de administración de canales directos, mientras que otros se integran con sistemas de distribución global de terceros.

4) Gestión de ingresos

Otra característica importante para el software de administración de su hotel es la funcionalidad de administración de ingresos. Esto puede ayudar a los gerentes del hotel y a otro personal a evaluar el desempeño del hotel, utilizando indicadores clave de desempeño como ADR (tarifa diaria promedio), RevPAR (ingresos por habitación disponible) y GOPPAR (ganancia operativa bruta por habitación disponible).

En relación con esto, un buen sistema PMS también ofrecerá una gestión del plan de tarifas. En pocas palabras, esto permitirá a los hoteles crear rápidamente planes de tarifas de habitaciones y también ponerlos en práctica, permitiendo a los gerentes responder más fácilmente a los cambios en la demanda. Estos cambios pueden estar relacionados con la temporada, los eventos locales y varios otros factores externos.

11 características que debe tener un PMS. 5) Funcionalidad de registro

La funcionalidad de check-in digital es una oferta relativamente nueva dentro del mercado de PMS, pero una que está creciendo en popularidad. Esto permite que las tarjetas de pago se autoricen con anticipación, lo que permite que los invitados lleguen y luego se registren usando una aplicación móvil en su teléfono, o usando una máquina de check-in de autoservicio en el área de recepción.

Luego, el PMS se sincroniza automáticamente, manteniendo actualizada la información de registro y ocupación. Los beneficios incluyen una velocidad mejorada, comunicación con los clientes a través de la aplicación, así como oportunidades de venta cruzada y up-selling. Incluso en los sistemas PMS que no incluyen esta función directamente, muchos ofrecen integración con sistemas externos de registro.

6) Datos del cliente

La industria hotelera está cada vez más impulsada por los datos, y esto significa mantener información sobre los clientes. Por esta razón, es esencial que su sistema PMS incluya una función de gestión de datos del cliente, que le permita al personal obtener detalles de contacto, las fechas en que los clientes se alojaron en el hotel, información sobre qué invitados están en qué habitación, etc.

Los esquemas de fidelización de clientes deberían poder gestionarse a través del software, mientras que el PMS debería poder utilizarse para ayudar con los esfuerzos de marketing. La información del cliente se puede consolidar en un solo lugar, independientemente de si se obtuvo en línea o en persona, y el sistema PMS incluso se puede integrar con su software CRM.

7) limpieza

Los mejores sistemas de administración de propiedades también permitirán que las tareas de limpieza se administren de manera efectiva. Este tipo de funcionalidad podría ser tan simple como permitir que el personal de recepción rastree el estado de las habitaciones y si se han limpiado o no, pero también puede permitir que se asignen tareas específicas al personal de limpieza.

Algunas de las soluciones de software de gestión hotelera más modernas también permitirán que las tabletas o dispositivos móviles se conecten al sistema principal. El beneficio de esto es que el personal de limpieza puede actualizar su progreso a medida que avanza, ofreciendo un informe de estado más actualizado, mientras que la comunicación con la recepción también se puede simplificar.

8) Integraciones de terceros

Si bien un sistema PMS está diseñado para ser una solución todo en uno, la realidad es que muchos hoteles también utilizarán otras soluciones de software junto con su PMS. Por lo tanto, las integraciones de terceros son una consideración importante al seleccionar el mejor software de gestión hotelera para su propiedad.

Algunas de las integraciones de terceros más comunes que buscan los propietarios de hoteles son los sistemas de distribución global , los agentes de viajes en línea, los sistemas centrales de reserva y las soluciones de contabilidad hotelera.

11 características que debe tener un PMS. 9) Factura y opciones de pago

Luego, es importante que un sistema de administración de propiedades ofrezca una gama de diferentes opciones de pago. Esto debe incluir opciones de procesamiento de pagos para el personal de recepción, junto con el procesamiento de pagos electrónicos para reservas que se realizan en línea con una tarjeta de crédito o débito. El software también debe permitir que los correos electrónicos de confirmación se envíen rápidamente.

Además, el software debe tener la capacidad de crear facturas o recibos para los clientes, de modo que puedan emitirse fácilmente al momento del check-out o después de usar cualquiera de los servicios adicionales de hotel de pago.

10) Servicios de punto de venta

Los hoteles modernos a menudo tienen una gama de instalaciones, servicios y puntos de venta adicionales, y las diversas transacciones que ocurren a menudo deberán agregarse a la factura de un huésped, que se presentará al momento del check-out. Por esta razón, un sistema de administración de propiedades que incluye servicios de punto de venta puede ser una adición vital.

El personal del restaurante, gimnasio o spa del hotel debe poder usar el software para manejar transacciones y actualizar la factura de los huéspedes individuales. Lo mismo también debería ser cierto para el servicio de habitaciones. Las mejores soluciones permitirán que también se apliquen descuentos. Y el beneficio de esto es que las transacciones se pueden manejar en el momento, reduciendo los errores.

11) informes

Finalmente, el software de administración de su hotel también debe incluir la funcionalidad de informes automatizados. Esto permitirá que el personal del hotel acceda rápidamente a los informes basados ​​en los datos más recientes, y estos informes podrían vincularse con el desempeño del hotel, la información financiera o las tareas y procesos de gestión del hotel.

Por ejemplo, si la gerencia requiere un informe sobre las tasas de ocupación hotelera en los últimos dos años, o sobre el desempeño de un canal de distribución específico, el software podrá producir dicho informe. Del mismo modo, los informes financieros pueden ser necesarios para fines de contabilidad y presentación de impuestos. Aunque también para ayudar con la toma de decisiones.

Un sistema de administración de propiedades, o sistema PMS, es esencial en la industria hotelera moderna. Pero es igualmente vital encontrar el software adecuado para sus necesidades. En particular, es importante tener en cuenta las once características citadas en este artículo. Mientras que también desea una solución de software que sea confiable y fácil de usar.

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